才剛上班,最近常找我幫忙寫e-mail(英文)的會計室同仁就來找,還拿了一袋番茄和甜椒,說是她媽媽自己種的,心想今天發生什麼事了?
原來她收到非洲分處處長的信,第一句話就叫她對人要有尊重,她很懊惱,要請我幫她看那信,然後教她怎麼回。
之前我就跟她說,寫e-mail一開頭最好要先問候致意一下,或者用「某某文件已收到,謝謝你的回饋」、「收信平安」、「希望您此刻一切都安好」等等之類的起始語,那是一種氣氛的潤滑劑,因為一開始就直接跟人說「你哪個地方做錯了」、「你哪個資料漏了給」、「你以後要怎麼怎麼做」,看信的人會很不舒服的。
但同事覺得那很麻煩,她說她都單刀直入,可台灣人的直白都是命令句;如果同是會計部門的人,或常常連絡的,或許還無所謂,但這次遇到職位很高的「處長」,果然她就栽跟斗了。